Guide
Skift af bogholder – sådan foregår det
At skifte bogholder tager typisk 2–4 uger og kræver sjældent meget af dig. Den nye bogholder får adgang til dit regnskabsprogram, din bank og Skattestyrelsen, henter saldi og bilag fra den tidligere bogholder og afstemmer, før de overtager. Dit bogføringsmateriale tilhører din virksomhed – ikke bogholderen – så du har ret til at tage det med dig.
I denne artikel gennemgår vi, hvornår det giver mening at skifte, hvordan skiftet foregår trin for trin, og hvad du skal være opmærksom på undervejs.
Hvornår giver det mening at skifte bogholder?
Det giver mening at skifte, når du ikke længere har overblik over din økonomi eller ikke stoler på tallene. De mest almindelige tegn er:
Bogføringen halter bagefter.
Du ved ikke, hvordan det går, før måneder efter.
Momsen bliver lavet i sidste øjeblik
– eller du har fået rykkere og afgifter for for sen angivelse.
Du kan ikke få svar.
Mails bliver liggende, og du skal selv jagte status.
Prisen er uklar.
Du får uventede timeregninger uden at kunne se, hvad tiden er gået til.
Virksomheden er vokset.
Du har fået ansatte, flere salgskanaler eller brug for budget og rapportering, som din nuværende bogholder ikke tilbyder.
Revisor finder mange fejl
ved årsafslutningen, og det koster dig ekstra revisortimer.
Et skift midt i året er helt normalt. Mange skifter efter en momsperiode eller et kvartal, fordi det giver et naturligt afstemningspunkt.
Sådan foregår skiftet trin for trin
- 1
Tjek din aftale med den nuværende bogholder.
Se efter opsigelsesvarsel og om der er arbejde, du allerede har betalt for. Typisk er varslet 1–3 måneder.
- 2
Vælg en ny bogholder og aftal en startdato.
En fast månedspris gør det nemmere at sammenligne og budgettere.
- 3
Underskriv aftale og gennemfør kundekendskab (KYC).
Den nye bogholder skal efter hvidvaskloven kende din virksomhed og dine reelle ejere, før arbejdet starter.
- 4
Opsig den gamle aftale.
Skriv kort, hvornår samarbejdet slutter, og at den nye bogholder vil kontakte dem om overdragelse.
- 5
Giv den nye bogholder adgang.
Typisk til regnskabsprogrammet (fx e-conomic eller Dinero), netbanken (læseadgang), lønsystemet og Skattestyrelsens TastSelv Erhverv via en rådgiverautorisation, som du selv giver i TastSelv Erhverv (log ind med MitID Erhverv).
- 6
Overdragelse fra den tidligere bogholder.
Saldobalance, afstemninger og udeståender sendes over (se listen nedenfor).
- 7
Afstemning og overtagelse.
Den nye bogholder afstemmer bank, moms, debitorer og kreditorer pr. overtagelsesdatoen, så der er et rent udgangspunkt.
- 8
Ny fast rytme.
I aftaler, hvordan bilag sendes, hvornår bogføringen opdateres, og hvordan du får tal og status.
Skifter du ikke regnskabsprogram, er overgangen ofte næsten usynlig for dig. Skal du også skifte program, lægger det typisk et par ekstra uger til.
Hvad skal du have fra din tidligere bogholder?
Det vigtigste er en afstemt saldobalance pr. overtagelsesdatoen og adgang til alle bilag. Brug listen som tjekliste:
- Saldobalance pr. overtagelsesdato
- Bankafstemninger for alle konti
- Seneste momsafstemning og indberetning
- Debitor- og kreditorlister med åbne poster
- Lønafstemning, hvis du har ansatte (A-skat, AM-bidrag, ATP, pension, feriepenge)
- Anlægskartotek og afskrivninger
- Seneste årsrapport og eventuelle efterposteringer fra revisor
- Bilag og bogføringsmateriale, hvis det ligger uden for dit eget regnskabsprogram
- Liste over faste aftaler, abonnementer og særlige regler, bogholderen har håndteret
Ligger dit regnskab allerede i dit eget regnskabsprogram, er det meste der i forvejen. Så handler overdragelsen mest om at fjerne den gamle bogholders adgang og få status på det, der ikke er afsluttet.
Hvad siger loven?
Du har som virksomhedsejer ansvaret for bogføringen – også når en bogholder udfører den. Det har tre konsekvenser for et skift:
- Materialet er dit. Bogføringsmaterialet tilhører virksomheden, og du har som udgangspunkt ret til at få det udleveret, når samarbejdet slutter.
- Opbevaring i 5 år. Bogføringsmateriale skal gemmes i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører – uanset hvem der har bogført. Det gælder også materiale fra perioden med den gamle bogholder.
- Digitalt bogføringssystem. Virksomheder, der skal indsende årsrapport (fx ApS og A/S), skal allerede bruge et digitalt bogføringssystem. Fra regnskabsår, der begynder 1. januar 2026 eller senere, gælder kravet også personligt ejede virksomheder og foreninger med en nettoomsætning over 300.000 kr. to år i træk – for eksisterende virksomheder 2024 og 2025 (PwC). Et skift er en god anledning til at sikre, at du lever op til det.
Desuden skal en ny bogholder efter hvidvaskloven indhente oplysninger om din virksomhed og dine reelle ejere, før samarbejdet starter. Det er et lovkrav for alle bogholdere og revisorer – ikke et tegn på mistillid.
Faldgruber at undgå
- At skifte lige før en momsfrist. Planlæg skiftet, så det er klart, hvem der indberetter den næste moms.
- At glemme lønnen. Har du ansatte, skal der være styr på, hvem der kører næste løn, så ingen får løn for sent.
- At lade gamle adgange stå åbne. Fjern den tidligere bogholders adgang til bank, regnskabsprogram og TastSelv, når overdragelsen er afsluttet.
- At overtage uafstemte tal. Starter den nye bogholder uden afstemning, følger gamle fejl med og bliver dyrere at rette senere.
- At vælge alene på pris. Se også på, hvad der er inkluderet, hvor hurtigt du får svar, og om du får løbende overblik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager det at skifte bogholder?
Typisk 2–4 uger fra aftale til fuld overtagelse. Skal du også skifte regnskabsprogram, kan det tage lidt længere.
Kan jeg skifte bogholder midt i regnskabsåret?
Ja. Det er helt almindeligt. Et skift efter en momsperiode eller et kvartal giver et naturligt afstemningspunkt.
Kan min gamle bogholder nægte at udlevere mit materiale?
Som udgangspunkt nej. Bogføringsmaterialet tilhører din virksomhed, og du har ansvaret for, at det kan fremlægges. Har du ubetalte regninger, kan bogholderen dog i visse tilfælde holde sit eget arbejde, fx afstemninger, tilbage, indtil der er betalt. Få det derfor afklaret før overdragelsen.
Skal jeg skifte regnskabsprogram, når jeg skifter bogholder?
Nej, ikke nødvendigvis. De fleste bogholdere arbejder i de almindelige programmer som e-conomic og Dinero, så du kan ofte beholde dit nuværende.
Hvad koster det at skifte bogholder?
Selve skiftet koster typisk kun den tid, det tager at afstemme og overtage. Er regnskabet bagud eller fejlbehæftet, kan der være et opryddelsesarbejde, som du bør få en pris på på forhånd.
Skal jeg også skifte revisor?
Nej. Bogholder og revisor er to forskellige roller, og du kan godt skifte den ene uden den anden.
Hvad gør jeg, hvis min gamle bogholder ikke svarer?
Ligger regnskabet i dit eget regnskabsprogram, kan den nye bogholder som regel gå i gang alligevel. Send en skriftlig anmodning om overdragelse med en frist, og fjern den gamle bogholders adgange, når skiftet er sket.
Overvejer du at skifte?
Et skift af bogholder er mest en praktisk opgave: adgange, overdragelse og afstemning. Gør du det i den rigtige rækkefølge, mærker du det næsten ikke i hverdagen.
Hos Regnskabsfokus håndterer vi hele overdragelsen for dig, fra kontakten til din tidligere bogholder til afstemt åbningsbalance. Se hvad en bogholder koster, læs om vores bogføring og lønadministration, eller bliv klogere på forskellen mellem bogholder og revisor. Er du i tvivl om, du overhovedet har brug for en bogholder, kan du læse hvornår det kan betale sig.